Dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến đang ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhờ tính bảo mật và tính đồng bộ hóa của chúng. Những tên tuổi như OneDrive, Google Drive và Dropbox đã trở nên quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, bên cạnh khả năng chính là lưu trữ, các dịch vụ này còn cung cấp cho người dùng nhiều tính năng độc đáo và hấp dẫn mà bạn có thể chưa biết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những thủ thuật của Dropbox để tận dụng các tính năng của dịch vụ lưu trữ này một cách hiệu quả hơn.
Dropbox là gì?
Dropbox là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến cho phép người dùng lưu trữ văn bản, tệp tin, hình ảnh và dữ liệu quan trọng mà không phải trả bất kỳ khoản phí nào. Dịch vụ này được ra mắt vào năm 2008 bởi Arash Ferdowsi và Drew Houston, những người sáng lập công ty Dropbox.
Hơn nữa, Dropbox cung cấp hỗ trợ cho nhiều thiết bị trên các hệ điều hành phổ biến như iOS, Android, Mac OS X, Linux và Microsoft Windows.
Tính năng chính của Dropbox
- Dropbox cho phép người dùng lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ các loại dữ liệu như tệp tin, hình ảnh, tài liệu, âm thanh và video.
- Khi tải lên hoặc chia sẻ dữ liệu, bạn có thể đánh dấu và phân loại tệp quan trọng để dễ dàng truy cập sau này.
- Chức năng sao lưu dữ liệu của Dropbox giúp bạn an tâm hơn khi làm việc, vì bạn có khả năng khôi phục lại toàn bộ dữ liệu đã xóa.
- Dropbox cho phép đồng bộ hóa lựa chọn, bạn có thể chọn từng tệp hoặc thư mục cần sao lưu thay vì đồng bộ toàn bộ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa dung lượng lưu trữ.
- Tính năng làm việc ngoại tuyến giảm thiểu sự cố khi gặp mạng yếu hoặc máy tính không có kết nối wifi hay 4G. Bạn có thể tiếp tục làm việc trên tệp mà không cần kết nối internet.
- Dropbox Paper là tính năng tạo không gian làm việc chung, cho phép tập hợp ý tưởng từ nhiều thành viên. Với Paper, bạn có thể tạo, chỉnh sửa, duyệt, quản lý và sắp xếp dữ liệu trực tuyến.
Nhanh chóng chia sẻ file
Trước đây, Dropbox sử dụng một hệ thống riêng để chia sẻ file từ tài khoản người dùng, tạo tự động liên kết chia sẻ công khai cho thư mục Public. Hiện nay, việc chia sẻ trở nên đơn giản hơn.
Chia sẻ file một cách nhanh chóng
Có nhiều cách để chia sẻ file và thư mục. Khi xem một file, bạn có thể dễ dàng vào phần Chia sẻ để tạo liên kết, cho phép bất kỳ ai có liên kết đó truy cập vào file bạn đã chia sẻ.
Khôi phục file đã bị xóa
Nếu bạn vô tình xóa một file trong Dropbox, đừng lo lắng, vì bạn có thể khôi phục nó một cách dễ dàng. Dropbox lưu trữ các file đã xóa trong khoảng thời gian 30 ngày với tài khoản Basic và 120 ngày với tài khoản Professional trước khi xóa vĩnh viễn.
Khôi phục file bị xóa
Để khôi phục file bị xóa, truy cập vào trang web Dropbox, vào mục Files và chọn Recently Deleted. Tương tự như Recycle Bin trên máy tính, bạn sẽ thấy danh sách các file đã xóa gần đây. Chọn file bạn muốn khôi phục và nhấn nút Restore.
Trở về phiên bản trước của file
Một trong những tính năng tốt nhất của Dropbox là lịch sử sửa đổi. Nhấn vào menu bên cạnh file và chọn Version History, bạn sẽ thấy các phiên bản khác nhau của file đã được lưu, cùng với thời gian và người tạo. Bấm vào một phiên bản để xem trước và sử dụng nút Restore để trở về phiên bản đó.
Tính năng Yêu cầu Files
Nếu bạn đang sử dụng Dropbox để thu thập các loại file khác nhau từ nhiều người dùng, tính năng Yêu cầu Files sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Với tính năng này, bạn có thể tạo một liên kết và một thư mục đặc biệt được liên kết với nó.
Tính năng Yêu cầu Files
Thậm chí, bạn có thể gửi liên kết này cho bất kỳ ai (kể cả những người không sử dụng Dropbox), và họ có thể thêm các file vào thư mục đó. Để sử dụng tính năng này, truy cập vào File Requests và sau đó sử dụng nút Request Files, nhập tên thư mục, địa điểm lưu trữ, thiết lập thời hạn, tạo liên kết và gửi.
Đánh dấu thư mục quan trọng để truy cập nhanh
Dropbox lưu trữ tất cả các file công việc quan trọng, tài liệu lưu trữ, tài liệu ở nhà và thậm chí thư viện ảnh. Tuy nhiên, quản lý tất cả các file này chỉ thông qua thư mục của Dropbox có thể gây khó khăn khi tìm kiếm thư mục chính xác.
Đánh dấu thư mục để truy cập nhanh
Để tìm kiếm thư mục nhanh chóng, Dropbox cung cấp tính năng đánh dấu cho thư mục. Khi truy cập trang web hoặc ứng dụng Dropbox, bạn sẽ thấy những thư mục đã đánh dấu nằm ở đầu danh sách.
Lưu file để sử dụng ngoại tuyến
Không luôn luôn có kết nối internet, vì vậy để tiện lợi, hãy lưu một số file quan trọng để có thể sử dụng ngoại tuyến. Đối với tài khoản Dropbox Basic, bạn chỉ có thể lưu từng file một để sử dụng ngoại tuyến (qua ứng dụng iOS và Android). Để lưu thư mục, bạn cần nâng cấp lên tài khoản Dropbox Professional. Để sử dụng chế độ ngoại tuyến, nhấn vào menu khi xem một file và bấm vào Make Available Offline để lưu file trên thiết bị.
Sử dụng tính năng đồng bộ hóa có lựa chọn để tiết kiệm dung lượng lưu trữ
Nếu bạn đã cài đặt Dropbox trên máy Mac hoặc Windows, hãy vào Cài đặt và tìm tùy chọn Selective Sync. Tính năng này cho phép bạn chỉ chọn sao lưu một số thư mục cụ thể trên máy tính thay vì toàn bộ thư mục Dropbox. Điều này giúp đảm bảo bạn không phải sao lưu ảnh hoặc file lớn chiếm dụng lượng lưu trữ trên máy tính.
Thay đổi URL để nhận liên kết tải xuống trực tiếp
Một thủ thuật nhỏ để nhận liên kết tải xuống trực tiếp là thay thế dl=0 bằng dl=1 ở cuối liên kết chia sẻ Dropbox. Sau đó, tải lại và file sẽ được tải ngay lập tức.
Sử dụng xác thực hai yếu tố và mã PIN
Nếu bạn lưu trữ cả tài liệu quan trọng và mật khẩu cho dịch vụ như 1Password, bảo vệ tài khoản Dropbox của bạn là điều quan trọng. Bạn có thể kích hoạt xác thực hai yếu tố (qua SMS OTP hoặc Google Authenticator) bằng cách vào Cài đặt cá nhân > Bảo mật và bật Bảo mật hai yếu tố.
Trên điện thoại Android hoặc iPhone, hãy vào Cài đặt và kích hoạt tính năng Khóa. Bạn có thể sử dụng mã PIN, vân tay hoặc thậm chí Face ID trên iPhone X.
Quét và lưu tài liệu trực tiếp vào Dropbox
Giờ đây, bạn không cần phải sử dụng ứng dụng quét tài liệu riêng biệt nữa, mà có thể quét và lưu trực tiếp tài liệu đã được scan bằng ứng dụng Dropbox trên cả điện thoại iPhone và Android.
Khi bạn mở ứng dụng, chỉ cần nhấn vào biểu tượng + và chọn tùy chọn Quét Tài liệu, sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình để chụp ảnh và chuyển đổi nó thành tài liệu đã quét. Sau đó, bạn có thể chọn nơi để lưu tài liệu này.
